顧客が増えてきたら「契約書」を整えるべき理由〜信頼を守り、トラブルを未然に防ぐ仕組みづくり〜

こんにちは。岐阜県安八町の行政書士西村法将事務所です。

サービス業を営む個人事業主の方から、最近このような相談をいただくことが増えています。

「お客様が増えてきて、そろそろ契約書を作った方がいいのかなと思っていて…」
「これまでは口約束やLINEのやりとりだけで済ませていましたが、不安もあります」

顧客が増えるほど、トラブルの“芽”も増えていきます。
この記事では、サービス業の個人事業主が契約書を導入すべきタイミングと、そのメリットについて分かりやすく解説します。

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第１章　顧客が増えてくると起きやすい「すれ違い」

開業当初は、信頼関係のあるお客様が中心で、やり取りもスムーズ。
「お願いします」「分かりました」で話がまとまり、特に問題もなかったと思います。

しかし、顧客数が増えてくると次のようなすれ違いが出てきます。

• 「キャンセル料がかかると思っていなかった」
• 「修正は何回まで対応してもらえるの？」
• 「料金に何が含まれているのか分からない」
• 「支払期日を過ぎても振り込まれない」

これらのトラブルは、悪意ではなく“認識のズレ”から起こるものです。
お互いが「こうだと思っていた」だけで、関係がこじれてしまうのはもったいないことです。

その“ズレ”を防ぐための仕組みが、契約書です。

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第２章　契約書は「信頼を守る」ためのツール

契約書というと、「トラブルを防ぐための堅い書類」というイメージを持たれがちです。
しかし実際は、信頼関係を長く続けるためのツールです。

サービス業、特にエステ・コンサルティング・デザイン・カメラマン・講師業などでは、
提供する内容が“目に見えにくい”ため、どうしても誤解が生まれやすい傾向にあります。

契約書を交わすことで、次のような点を明確にできます。

• 提供するサービスの範囲
• 料金・支払い方法・期日
• キャンセルや日程変更の取り扱い
• 成果物・著作権の扱い
• 個人情報の取扱い

つまり、契約書は「信頼関係を壊さないためのルールブック」。
お互いの安心感を高めるためのものなのです。

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第３章　「今」が契約書を整えるタイミング

契約書の導入は、「トラブルが起きてから」ではなく、顧客が増えてきた“今”こそベストタイミングです。

理由は３つあります。

① トラブル発生後の対応は時間と労力が大きい

問題が起きてから慌てて契約書を用意しても、信頼関係の修復には多くのエネルギーが必要です。
予防こそ、最もコストパフォーマンスの高い対策です。

② 顧客ごとに条件を変えると管理が煩雑になる

取引が増えると、サービス内容や料金体系を統一する必要が出てきます。
契約書を整えておくことで、ルールを明確にでき、トラブル防止にもつながります。

③ 「きちんとした事業者」という印象を与える

契約書を交わすことで、「責任を持って仕事をする人」という印象が生まれます。
結果として、信頼度の高いお客様からの依頼が増えることにもつながります。

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第４章　契約書がもたらす３つのメリット

１．安心して仕事ができる

「契約で定めた通りに進めればいい」と思えるため、余計な不安やストレスが減ります。
感情的なすれ違いも起こりにくくなります。

２．業務の効率化

条件を文書で明確にすることで、毎回説明する手間が減り、クレーム対応の時間も削減できます。

３．信頼とブランド力の向上

「契約書を交わす＝信頼できる事業者」として見られるようになります。
結果的に、リピートや紹介が増える好循環を生み出します。

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第５章　インターネットの「ひな形」は危険？

最近では、ネット上で無料の契約書テンプレートが簡単に手に入ります。
便利に見えますが、そのまま使用するのは危険です。

理由は次の通りです。

• 自分のサービス内容に合っていない
• 条文の整合性が取れていない
• 特定商取引法や消費者契約法への配慮がない

たとえば、オンライン講座やカウンセリングサービスでは、
返金対応・中途解約・個人情報の取り扱いなど、注意が必要なポイントが多くあります。

「何となく大丈夫そう」で使ってしまうと、逆に自分を不利にするリスクもあります。

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第６章　行政書士に依頼するメリット

行政書士は、契約書の作成・チェックを通して、
あなたの事業のリスクを減らし、安心して仕事を続けるための仕組みを整えます。

当事務所では、以下のようなサポートを行っています。

• サービス内容に応じた契約条文の設計
• 法律リスクの洗い出し（消費者契約法・特定商取引法など）
• 条文の言い回しを、顧客にも伝わるやさしい表現に調整
• 既存の契約書・同意書のチェックと改善提案

契約書を整える過程で、「自分のサービスの範囲」や「提供方針」も整理されるため、
事業の方向性がより明確になります。

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第７章　まとめ ― 契約書は“信頼の証”

契約書は、ただの書類ではありません。
あなたとお客様の信頼を“形”にするものです。

顧客が増えてきた今こそ、
「これからも安心して取引できる仕組み」を整えるタイミングです。

トラブルが起きてからでは遅く、
信頼関係が深まっている“今”だからこそ、契約書を導入する意味があります。

当事務所では、サービス内容に合わせた契約書・同意書の作成を承っております。
初回相談は無料ですので、どうぞお気軽にご相談ください。

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【行政書士西村法将事務所】